Suy ngẫm 

                                                   HỌP

Trong chế độ làm việc của mọi tổ chức - dù nhỏ dù lớn - bao giờ cũng có một loại hình được sử dụng nhiều nhất, với nhiều tên gọi khác nhau: hội nghị, giao ban, hội thảo, tập huấn,... Tựu trung lại có thể gọi chung một từ là: Họp.

Trên thực tế, diễn ra rất nhiều các loại họp. Họp để phổ biến chủ trương, chính sách, nghị quyết, chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên. Họp để nghe báo cáo của cấp dưới. Họp để nghiên cứu xây dựng một qui chế, chính sách mới. Họp để bàn biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn về một nội dung cụ thể. Họp để triển khai việc thực hiện nhiệm vụ. Họp để nghiên cứu một chuyên đề khoa học, thực tiễn. Họp để bàn bạc xử lý một số vấn đề nổi cộm, bức xúc. Họp để đánh giá tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ trong thời gian qua; xác định chủ trương, nội dung và giải pháp thực hiện nhiệm vụ trong thời gian tới. Họp để sơ kết, tổng kết,..v.v.. Có cuộc họp bàn chuyên đề và có cuộc họp bàn nhiều nội dung.

Trước hết, phải khẳng định rằng, bất cứ ở đâu, cấp nào, họp là một tất yếu khách quan, không thể thiếu trong sự điều hành hoạt động của mọi tổ chức.

Tuy nhiên, ở đời, mọi điều thái quá đều bất cập. Có lúc, có nơi xuất hiện sự lạm dụng họp. Có thể nói là loạn họp. Có nhiều cán bộ chủ trì, suốt một thời gian dài, trong chương trình công tác hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng được phủ kín bằng các cuộc họp. Cán bộ kiêm nghiệm nhiều chức danh càng “phải” họp triền miên hơn. “Đâu có họp là ta cứ đi” trở thành hành khúc của họ. Với những cán bộ này, trong chức trách nhiệm vụ có lẽ chỉ ghi hai chữ “đi họp” là vừa đủ. Cũng không thể hiểu được, những cán bộ đó lấy thời gian vào lúc nào để có thể nghiên cứu chuẩn bị thấu đáo cho nội dung họp và tiêu hóa được hết những điều thu hoạch được sau họp. Thôi thì, có cán bộ vừa chân ướt chân ráo đi họp ở cấp trên về, chưa kịp phổ biến triển khai ở cấp mình những nội dung đã lĩnh hội được, lại phải khăn gói lên đường tham dự cuộc họp khác. Thành ra, rất có thể, nhiều nội dung rất đúng nhưng không được thực hiện kịp thời trong thực tiễn, bởi còn nằm yên trên giấy. Đó là chưa nói đến, cán bộ các cấp, bất cứ là ai, đều còn phải dành thời gian để: xử lý công việc theo thẩm quyền; nghiên cứu, học tập nâng cao trình độ năng lực và đi thực tế thâm nhập cơ sở, nắm bắt hơi thở của cuộc sống.

Việc chuẩn bị nội dung họp giữ một vai trò rất quan trọng. Cơ quan chủ trì cần phải chuẩn bị thật kỹ, đúng qui trình và nói chung là nên thông báo trước nội dung cho các thành viên dự họp. Tốt hơn là tài liệu được gửi trước để nghiên cứu chuẩn bị. Đến khi vào họp không nhất thiết phải đọc lại tài liệu. Chỉ cần tóm tắt nội dung và nêu lên những vấn đề then chốt. Dành thời gian cho thảo luận được nhiều hơn. Tránh tình trạng có những cuộc họp, người chủ trì (hoặc cơ quan soạn thảo báo cáo) đọc tràng giang đại hải cả tập tài liệu dày, lại còn kèm theo phụ lục, chiếm mất rất nhiều thời gian.

Thành phần dự họp cần phải đúng như giấy triệu tập. Trong nhiều trường hợp, vì không đủ người đi họp, phải cử người đại diện. Mà đã là đại diện thì nói chung vừa không đủ thẩm quyền, vừa không đủ năng lực, thiếu các thông tin tư liệu theo phạm vi chức năng của cơ quan, đơn vị. Bởi vậy, lắm lúc có người dự họp cho đủ ban bệ mà không tham gia được vấn đề gì. 
          Trong cuộc họp cần tập trung sự chú ý mới kịp nắm bắt nội dung thông tin. Tuy nhiên, ở nhiều cuộc họp, nội dung trình bày cũng như bàn thảo không có gì mới; không tạo được sự hấp dẫn cần thiết, và nhất là không thiết thực, hữu ích . Vì vậy, người thuyết trình cứ thao thao thuyết trình, người dự họp cứ thầm thì nói chuyện riêng hoặc lẳng lặng chăm chú làm một việc gì đó. Thậm chí có người gật gù ngủ, ngáy vang đều. Có người khác, nhìn bề ngoài thì nghiêm chỉnh, nhưng đầu óc lại lơ đễnh lang thang về một nơi xa xăm hay đang để tâm vào một chủ đề khác.

Người chủ trì là trung tâm của cuộc họp. Đó là người xứng tầm, hội đủ các yêu cầu về: pháp, thế, thuật. Người chủ trì phải điều hành cuộc họp theo đúng qui chế, đúng cương vị, đủ tín nhiệm, phải nắm chắc, làm chủ được nội dung và có phương pháp điều hành hợp lý, khoa học. Tuy nhiên, có một hiện tượng không nhiều lắm là, người chủ trì có cương vị thật oách, nhưng không nắm được nội dung. Bởi vậy, khi điều hành không đi sâu vào nội dung, cứ niềm nở, nói vòng vo chung chung những điều không có gì mới, vô thưởng vô phạt. Đặt các thành viên cuộc họp vào trạng thái tâm lý mệt mỏi “ biết rồi, khổ lắm, nói mãi”! Vì không hiểu đầy đủ, thấu đáo, không tiếp thu được những ý kiến tham gia rất xác đáng, nên khi kết luận, người chủ trì không cập nhật thông tin trong cuộc họp, mà lấy bản chuẩn bị sẵn của cơ quan để đọc. Nhiều lúc lạc lõng, chẳng ăn nhập gì. Nguồn gốc sâu xa và nguyên nhân trực tiếp là tổ chức để những cán bộ đó "ngồi nhầm ghế"!

Lại có những cuộc họp không giải quyết được vấn đề đặt ra. Ý kiến qua lại thì nhiều, tranh luận khá sôi nổi. Có nhiều ý kiến trái chiều, gay gắt, người chủ trì không kết luận được, hoặc kết luận trung dung. Để rồi, ai nghe cũng thuận tai vì trong đó có sự hiện diện một vài ý kiến tham gia của mình mà người chủ trì hội nghị (hoặc thư ký) đã nhặt nhạnh được. Đó là cách làm theo kiểu "đẽo cày giữa đường". 
         Nghe nói, có địa phương đang lúc hạn hán kéo dài, đồng khô cây héo, lãnh đạo tổ chức một cuộc họp với đủ thành phần để bàn biện pháp chống hạn. Trong khi cuộc họp kéo dài dằng dai đến mấy ngày, nhiều ý kiến khác nhau chưa ngã ngũ, thì bỗng nhiên trời đổ mưa to. Từ cuộc họp bàn chống hạn lại quay sang cuộc họp bàn chống lũ lụt! 
           Được biết, ông T Chủ tịch tỉnh N, có một câu nói khá hay, đại ý rằng: Đã là cán bộ chủ trì thì phải quyết đoán. Sau khi đã nghiên cứu kỹ, xét thấy cái gì có lợi cho dân, cho nước, thì dám làm và dám chịu trách nhiệm. Còn cái gì, tự mình xét thấy không có lợi, không nên làm, thì tốt nhất đưa ra họp, xin ý kiến. Và điều chắc chắn là sẽ không phải làm. Nghĩ kỹ, thấy ông ấy nói có lý! 

Chưa ai thống kê đầy đủ sự tốn kém, lãng phí về công sức và tiền bạc (tiền đi lại, tiền ăn ở, lại còn phong bì hoặc tiền công tác phí nữa) sẽ là bao nhiêu đối với những cuộc họp hiệu quả thấp, vô bổ. Nhưng chắc chắn số lượng là không nhỏ. Có người coi việc đi họp như một nguồn thu nhập phụ. Thêm nữa, họp nhiều thì phải xây dựng lắm hội trường. Cơ quan, đơn vị nào cũng muốn có hội trường riêng. Nguồn gốc các khoản tiền đó là công quĩ, là tiền của dân. Xót!

         Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, thiết nghĩ, nhiều vấn đề không nhất thiết phải họp cũng có thể giải quyết được. Ví như: việc phổ biến một số chủ trương, chính sách; việc thông báo tình hình; việc báo cáo; việc lấy ý kiến,…Tóm lại là thông tin và xử lý thông tin giữa các chiều, có cần phải họp chăng?!

Cách đây hơn 90 năm, Maiacốpski nhà thơ lớn của nước Nga Xô viết có một câu thơ nổi tiếng: “Tôi ước ao có một cuộc họp / Để không còn những cuộc họp vô bổ ở trên đời”. Đến nay đọc lại, câu thơ đó vẫn còn tính thời sự./. 

                                                                       NMĐ